No-Gos beim Offboarding: Die häufigsten Fehler und wie es besser geht

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Was wünschen sich Mitarbeiter*innen, bei denen nach Jahrzehnten im Arbeitsleben nun bald der Ruhestand ruft? Welche Erwartungen und Sorgen haben sie an ihre neue Lebensphase? Was möchten sie in den letzten Monaten ihres aktiven Berufslebens noch im Unternehmen bewegen - und welches Wissen ihren Kolleg*innen hinterlassen?

Das sind Fragen, die die meisten Unternehmen für sehr wichtig erachten. Die Praxis zeigt jedoch: Vielen fehlen bei der Umsetzung das nötige Framework und Fingerspitzengefühl.

Zu schade. Ein wertschätzendes Offboarding ist nämlich ein Instrument, das - richtig eingesetzt - alle Stücke spielt. Es bewegt sich sowohl auf der organisatorisch-technischen Ebene als auch auf der sozial-emotionalen Und lässt ein Arbeitsverhältnis im Idealfall in Harmonie und Verbundenheit ausklingen.

Was bringt ein wertschätzender Abschied?

In erster Linie zollt das Unternehmen mit einer positiven Verabschiedung seinen erfahrensten Mitarbeiter*innen, wir nennen Sie Senior Experts, Respekt und schenkt ihnen Anerkennung für ihre jahrelange Mitarbeit.

Wie mit erfahrenen Kolleg*innen umgegangen wird, ist auch fürs Image wichtig - und trägt viel zur Arbeitgeberattraktivität bei. Die Belegschaft beobachtet sehr genau, wie der Tenor in Organisationen beim Thema Alter ist. Gibt es Inklusion, Wertschätzung, Gesprächsbereitschaft, Zusammenhalt? Oder Ablehnung, Exklusion und Augenrollen? Diese Botschaften sind auch außerhalb des Unternehmens - etwa auf Bewertungsplattformen oder in sozialen Medien - wahrnehmbar.

Exit Interview: Der letzte Eindruck zählt

Die Kultur-Frage ist aus vielen Gründen ohne Zweifel eine wichtige. Nicht minder spannend ist für Unternehmen aber im Zuge eines Offboardings tiefer sitzende, unternehmensrelevante Informationen zu erfahren. Etwa:

  • Wie haben die Mitarbeiter*innen die Arbeit hier erlebt? 
  • Was lief gut, wo drückte der Schuh? 
  • Wann geht welches Teammitglied in den Ruhestand? 
  • Welche Skills nimmt es dann dorthin mit - und wo bleibt in der Organisation eine Wissenslücke?
  • Wie kann dieses Wissen gesichert und lebendig an die nachfolgenden Generationen weitergegeben werden?

Die Auseinandersetzung mit Mitarbeiter*innen, die das Unternehmen geplant verlassen, zahlt sich also aus. Menschen, die sich ihrem Arbeitgeber zugehörig fühlen und den Abschied als ein positives Erlebnis für sich verbuchen, bleiben dem Unternehmen weiterhin emotional verbunden.

Das potenziert sich nach außen: sie werden zu Markenbotschaftern, was sich wiederum auf das Employer Branding und die Arbeitgeberattraktivität auswirkt. Der letzte Eindruck zählt also.

Die häufigsten Fehler beim Offboarding

Kein Plan: Seien wir ehrlich: Gutes Offboarding beginnt mit dem richtigen Mindset. Nur, wer tatsächliches Interesse am Thema, am Prozess und vor allem am Menschen hat, wird diese strategische Maßnahme für das Unternehmen gut auf- und umsetzen können.

Keine Zeit: Der Abgang in den Ruhestand ist für Teams ein großer Change-Prozess. Da geht jemand, da werden Aufgaben neu verteilt, Rollen ändern sich, es entstehen neue Energien. Sich mit dieser Dynamik auseinanderzusetzen, braucht Zeit. Rund zwei Jahre vor einem geplantem Austritt eines Teammitglieds sollten sich Führungskräfte gemeinsam mit der Person aktiv Gedanken über noch anstehende Aufgaben und den Wissenstranfser machen.

Kein Vertrauen: Haben die Person, die austritt und deren Führungskraft bis jetzt keine vertrauensvolle Gesprächsbasis gefunden, wird es ein Offboadinggespräch am Ende des aktiven Berufslebens auch nicht mehr retten können. Womöglich boykottiert es die austretende Person hier sogar, unternehmensrelevante Informationen zu teilen - sehr zum Schaden der Organisation. In diesen Fällen macht es Sinn, dass die Führungskraft den Offboardingprozess an eine neutrale Person, wie etwa einen HR-Spezialisten, (teilweise) abgibt.

Besser: Stellen Sie Fragen

Bei einem strukturierten Offboarding "menschelt" es sehr. Führungskraft und Teammitglied lassen sich bei diesem Prozess im Idealfall aufeinander ganz ein, kommen ins Gespräch, planen gemeinsam die verbleibende Zeit im Unternehmen und reflektieren die Vergangenheit. Das Gute ist: da ausscheidende Teammitglieder in der Regel "nicht zu verlieren zu haben", verlaufen solche Setting tatsächlich ehrlich ab und Führungskräfte gewinnen wertvolle Erkenntnisse.

Neben den administrativen Fragen zum Austritt, organisatorischen Übergaben und Verträgen lohnt es sich u.a., folgende "weichere" Fragen anzusprechen.

Sie zielen darauf ab, mögliche Gesprächsbarrieren abzubauen, die Unternehmenskultur zu erfassen, Generationenzusammenarbeit zu fördern und der Person, die geht, Wertschätzung entgegenzubringen.

  • Lassen Sie uns eine Zwischenbilanz über Ihre Zeit im Unternehmen ziehen: Worauf sind Sie am meisten stolz?
  • Welche Aufgabe oder Erkenntnis hat sie am meisten weiser gemacht? 
  • Welche Vorstellungen, Wünsche, Sorgen oder Ängste haben Sie im Hinblick auf Ihren Ruhestand? Wie können wir Sie dabei unterstützen?
  • Wie, glauben Sie, wird sich Ihr Ruhestand auf aktuelle / zukünftige Aufgaben Ihrer Kollegen auswirken?

💡Tipp: Es macht Sinn, sich hier Vorlagen oder Checklisten zurechtzulegen, um Wertvolles nicht zu vergessen und festzuhalten. Idealerweise wandern diese Erkenntnisse anschließend nicht in die Schublade, sondern werden katalogisiert und automatisiert, um später beispielsweise Vergleichbarkeiten mit anderen Teammitgliedern auszuwerten. Für mehr Informationen zum Offboardingprozess kontaktieren Sie uns!