Knowledge Management
September 1, 2020

Generationen-Austausch gegen den Brain Drain in Unternehmen

Das Wort „Wissenstransfer“ ist an sich kein besonders schönes. Suggeriert es doch, es handle sich hierbei um eine technische Angelegenheit, um einen Prozess, der Daten von A nach B transportiert. 

Dabei ist Wissenstransfer so menschlich, wie es nur sein kann.

Jemand, der mehr als 40 Jahre gearbeitet hat - was hat derjenige für Expertise und Lebenserfahrung gespeichert! Geht dieser Mensch in Pension oder wechselt Job, nimmt er dieses Wissen mit. Das zu verhindern, beziehungsweise Mitarbeitern untereinander zu ermöglichen, dieses Wissen weiterzugeben, ist der weiche Kern dieser harten Wissenstransfer-Schale. 

Luft nach oben bei der Weitergabe von Wissen

Gerade in Zeiten der Digitalisierung und Globalisierung, wo sich die Welt schneller dreht und nach Wachstum trachtet, ist es wichtig, das analog Gespeicherte zu bewahren und behutsam weiterzugeben. Laut der Oxford Economics „Workforce 2020“-Studie wird aber in gerade einmal weniger als 50 Prozent der Betriebe so eine offene Wissenstransfer-Kultur gepflegt. 

Eine Situation, mit der sich Unternehmen selbst im Wege stehen.

Denn wer Wissensmanagement in seinem Unternehmen unterschätzt, Expertise aus Angst vor Machtverlust unnötig im Verborgenen hält oder ihre Weitergabe verzögert, verschwendet Zeit und Geld - und wird im schlechtesten Fall von der Konkurrenz überholt.

Wer hier hingegen hinsieht und aktiv mit gestaltet, sichert sich Agilität. Aber wie können Unternehmen Wissen ihrer Mitarbeiter sichern? Mit diesen fünf Schritten: 

1. Kreiere Teams, in denen Menschen unterschiedlichen Alters zusammenarbeiten

So kann das Wissen der Jüngeren und der Älteren hin und her fließen und Prozesse, Produkte und die gesamte Arbeitsweise bereichern. Besonders beliebt ist hierbei das Konzept des Reverse-Mentorings. Konzerne wie IBM, Bosch, Henkel oder die Lufthansa schwören darauf, es eignet sich aber auch für KMU.

Hierbei coachen jüngere Mitarbeiter die älteren, praktisch etwa eben in Sachen Digitalisierung. Ebenfalls bewährt haben sich aber auch moderierte Generationen-Workshops, Tandem-Modelle oder Design Thinking.

Nachgefragt: Was ist eigentlich das Potenzial altersgemischter Teams? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: “Das Spannende an altersdiversen Teams ist die unterschiedliche Herangehensweise, um ein Problem anzugehen. Während jüngere Teammitglieder erstmal Ideen brainstormen und viele Lösungen ausprobieren wollen, wissen Mitarbeiter mit viel Berufserfahrung welche Prozesse es für die Umsetzung braucht, welche Teile - und Menschen - innerhalb eines Systems für eine erfolgreiche Lösung mit einbezogen werden müssen, wie man Qualitätsstandard halten kann, welche Risiken es gibt und überhaupt wie man schwerwiegende Fehler vermeiden kann.”

Welche Fehler können hier Organisationen machen? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: “Voraussetzung für den Mehrwert von intergenerationellen Teams, ist eine großes Maß an Lernbereitschaft, Offenheit und Respekt. Ohne diese Grundvoraussetzungen wird keine Zusammenarbeit gelingen und die Meinungen von Jung und Alt laufen Gefahr sich zu blockieren. Etwa: Wenn eine Person darauf besteht, dass man das immer schon so gemacht hat und die andere mit abschätzigen Kommentaren entgegnet, dass die Älteren neue Entwicklungen und Technologien schlicht nicht verstünden."


2. Schaffe ein Generationenmanagement

Hier lohnt sich ein Blick nach Japan. Das Land gilt als Vorreiter, wenn es um kontinuierlichen, harmonischen Wissenstransfer zwischen den Generationen geht. Das Geheimrezept: Hier wird es nicht top-down befohlen, es gehört schlicht zur Arbeitsmentalität der Mitarbeiter dazu.

In Europa denken wir (noch) anders. Hier ist das Aufzusetzen und Vorleben so einer Kultur Chefsache. Glaubt das Management nicht an die Kraft der Diversität, wird sie auch nicht gelebt. Um diverse Team zu führen, braucht es nämlich eine extra Portion Überzeugung, Hingabe und Engagement. Nur so lässt sich das Beste aus dem Generationenmix herausholen.

Nachgefragt: Was sind die Herausforderungen beim Aufsetzen eines Generationenmanagements?

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Eine Herausforderung bei Diversität ist, dass man einerseits zu sehr auf demographische Diversität (Alter, Herkunft, Geschlecht, etc.) achtet und auf Biegen und Brechen versucht, alle Checkboxen zu ticken - ohne zu hinterfragen, inwiefern und ob ein Team auch diverse Denkansätze (“Diversity of Thought”) brauchen kann. Oder umgekehrt: Es entsteht ein Team, das zu divers ist und sich aufgrund zu unterschiedlicher Denkansätzen blockiert und seine Handlungsfähigkeit gebremst wird. Wobei das bei gleichaltrigen wie generationenübergreifenden Teams der Fall sein. 

Ein ganz spezieller Punkt, den es beim Zusammenwirken von Jung und Alt zu bedenken gibt, ist das Bewusstsein für die Verschiebung von Machtverhältnissen auf Basis von technischem Wissen.

Im Zuge der digitalen Transformation werden digitale Fähigkeiten wie Programmierkenntnisse extrem aufgewertet, während soziale oder analoge Fähigkeiten stark abgewertet werden. Dadurch ergibt sich ein Spannungsverhältnis zwischen älteren MitarbeiterInnen, die unter Umständen weniger Tech-Know-How haben, aber z.B. sehr stark ausgeprägte emotionale Intelligenz und strategische Kompetenzen.

Jüngere MitarbeiterInnen, die sehr tech-affin sind und damit in vielen Branchen als “Heroes” gefeiert werden, bekommen übermäßig viel Aufmerksamkeit, Wertschätzung und Macht in Organisationen.

Die beste Methode, um hier einem Machtkampf entgegenzuwirken sind Tandems, Reverse-Mentoring, oder Sensibilisierungs-Workshops."

Wie gelingt Generationenmanagement jedenfalls nicht? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Wenn ein gemeinsames Ziel und ähnliche Werte im Team fehlt, funktioniert Diversität nicht. Ebenso, wenn ein oder mehrere Egos einer offenen Kommunikation und Respekt im Wege stehen."


3. Das Mindset der Mitarbeiter ist der Schlüssel für erfolgreiche Weitergabe von Wissen

Mögen die Mitarbeiter ihre Arbeit? Identifizieren sie sich mit ihrer Rolle im Unternehmen? Sind sie bereit, Kollegen zu helfen? Banale Fragen - aber nur so wird es auch ein Einfaches sein, sie dafür zu begeistern, ihr Wissen zu teilen.

Was Unternehmen ganz nebenbei auch Zeit und Geld spart. Laut des „Workplace Knowledge and Productivity Report 2018“ der Videoplattform Panopto, sind neue Mitarbeiter ganze 12,7 Stunden pro Woche allein damit beschäftigt, Fragen zu stellen.

Ganze 28 Stunden im Monat fallen für neue Mitarbeiter der Unproduktivität zum Opfer. Im Schnitt warten sie aufgrund fehlender Wissensweitergabe 5,1 Stunden auf eine passende Antwort von ihren Kollegen, 6 weitere Stunden kommen für die doppelte Erledigung von Aufgaben hinzu.

Außerdem spannend: die 1001 Befragten für diese Studie sind der Meinung, dass ganz 42 Prozent des Wissens in einem Job „unique“ sind -  also an eine spezielle Person geknüpft. Geht diese Person weg, gehen auch diese 42 Prozent.

Nachgefragt: Wie bekommt man zufriedene Mitarbeiter, denen das Wohl des Unternehmens am Herzen liegt? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Ich bin ein Fan von Purpose, People, Product, Profit - in dieser Reihenfolge! Ohne Sinn und kooperativer Zusammenarbeit im Team werden Unternehmen in Zukunft nicht auskommen, das muss in der DNA eines jeden Betriebs verwurzelt sein. Und, entgegen der Meinung vieler, wünschen sich das nicht nur Millennials, sondern vor allem auch die älteren Mitarbeiter, die über das Rentenalter hinaus tätig sein und die Zukunft aktiv mit gestalten wollen."

Welche Fehler sollten hier Chefs vermeiden?

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Der größte Fehler zum Thema ist, Wissenstransfer 1. komplett zu ignorieren, 2. keine Zeit und Budget zur Verfügung zu stellen und 3. zu denken, dass es keine Chefsache sei. Die erfolgreichsten Beispiele sehen wir, wenn das Thema nicht von Personalverantwortlichen sondern der Geschäftsführung getrieben wird. Mit welcher Methode Wissenstransfer ermöglicht wird - Lern-Tandem, Mentoring, moderierte Übergabegespräche, FAQ-Sammlung oder betriebsinternes Wiki - ist wahrscheinlich nebensächlich."

4. Kreiere eine wertschätzende Offboarding-Strategie

Nur 25 Prozent der HR-Manager begleiten ihre Mitarbeiter effizient in den Ruhestand. Um das Wissen, das im Unternehmen aufgebaut wurde, zu sichern, sollte aber frühzeitig geplant werden, wann und wie dieser Schritt ausgestaltet werden könnte.

Möglicherweise möchten sich die Mitarbeiter noch weiterhin engagieren? Möglicherweise stünden sie dem Betrieb weiterhin als Mentor oder Coach zur Verfügung?

Einer der scheidenden Vizepräsidenten des US-Riesen General Motors soll vor dem Ruhestand ein ganzes halbes Jahr lang mit seinem Nachfolger an der Übergabe gearbeitet haben. Ein anderer Vize steht immer noch auf der GM-Payroll - als Berater.

Nachgefragt: Wie können Betriebe den Übergang in den Ruhestand wertschätzend begleiten? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Es braucht zuallererst ein Verständnis dafür, welche Phasen Menschen durchleben, wenn sie in den Ruhestand gehen. Es gibt die sogenannten “Five Stages of Retirement”, die wir mit unseren Empfehlungen erweitert haben."

Was ist das größte No-Go?

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Am wichtigsten ist der wertschätzende Umgang mit KollegInnen bis zum Ende ihrer offiziellen Arbeitszeit. Wer bereits Jahre vor Renteneintritt diskriminiert wird, keine Möglichkeiten zur Weiterbildung bekommt und auch menschlich keine Anerkennung mehr erfährt, sprichwörtlich ,aufs Abstellgleis gestellt wird', wird nicht für seinen Betrieb brennen und seine oder ihre Expertise und Erfahrung an Junge weitergeben wollen, geschweige denn ins Unternehmen zurückkommen.

Wir haben von Unternehmen auch bereits gehört, dass ihre älteren Mitarbeiter ihr Wissen nicht dokumentieren und weitergeben wollen.

Das liegt in erster Linie daran, dass diese Senior Experts Angst davor haben, wertlos zu sein und durch jüngere ersetzt zu werden. Dem kann man bewusst entgegenwirken indem man den Renten- oder Pensionseintritt gemeinsam mit den Mitarbeitern vorbereitet und Möglichkeiten für die Rückkehr bespricht." 

5. Bleib in Kontakt  

Ein sinnvolles Tool, um Wissen im Betrieb zu halten, ist ein eigener Senior Expert Pool. Nicht nur wird hierdurch Wissen gepflegt, weitergegeben und der Ruhestand der Mitarbeiter finanziell aufgebessert. Es spart auch dem Unternehmen viel Geld.

Das Beratungsunternehmen MERCER hat errechnet, dass ein produzierendes Unternehmen mit 4.500 Mitarbeitern etwa eine halbe Million im Jahr durch einen fehlenden Wissenstransfer seiner älteren Mitarbeiter verliert. Hinzu kommen rund 2,7 Millionen Euro - die budgetierten Kosten für Neueinstellungen.

All das könnte man vermeiden, wenn man rund 120 pensionierte Mitarbeiter für 20 bis 30 Wochenstunden weiter beschäftigen würde.

Nachgefragt: Wie kann Wissenstransfer über Technologien gelingen?

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Der wesentliche Vorteil einen Alumni-Pool an Senior Experts mittels Software zu verwalten, liegt natürlich in der Schnelligkeit. Wir wissen von großen Konzernen, dass sie ihre offenen Stellen innerhalb von zwei Tagen besetzen können - das ist eine große Zeit- und Kostenersparnis gegenüber Firmen, die ihren Senior Experts Pool mit Email-Listen in der Personalabteilung organisieren.

Auch das Thema Datenverwaltung und Datenschutz (DSGVO) wird mit einem online System obsolet, da die Senior Experts ihre Profile eigenständig aktualisieren und löschen können. Und letztlich gäbe es natürlich auch die Möglichkeit, eine Art Wiki oder Q&A-System aufzubauen. Das hilft im Wissenserhalt und der Dokumentation immens, da FachexpertInnen einfach, schnell und digital von überall aus Fragestellungen beantworten können."

Arbeiten Unternehmen bereits mit so einem Pool? 

WisR-Founder Klaudia Bachinger: "Das Pionier-Unternehmen im deutschsprachigen Raum ist meiner Meinung nach BOSCH. Hier wurde bereits 1999 ein Senior Experts Pool gegründet und später formalisiert, sodass heute 1.700 Senior Experts für befristete Projekteinsätze (ca. 60.000 Einsatztage pro Jahr) zurückkommen. Das sind vorwiegend Spezialisten wie Techniker und Ingenieure mit 40+ Jahren Erfahrung, aber auch MitarbeiterInnen im administrativen oder Logistik-Bereich.

Die Senior Experts werden neben Beratung und Training auch in operativen Interimsfunktionen, der Sachbearbeitung, für krankheitsbedingte oder Elternzeit-Vertretungen eingesetzt. Mittels ihrer Software schaffen sie es sogar innerhalb von zwei Tagen die Stellen zu besetzen."

Quellen:

Das Manager Magazin / Podcast Generationenmanagement

Workplace Knowledge and Productivity Report 2018

How to avoid brain drain? Masterthesis Markus Ahlbäck

http://www.community-of-knowledge.de/beitrag/von-japan-lernen-wissensmanagement-im-fernen-osten/

https://www.willistowerswatson.com/en-US/Insights/2018/12/working-late-managing-the-wave-of-us-retirement

https://www.sueddeutsche.de/karriere/braindrain-wenn-wissen-in-rente-geht-1.497579

https://www.forbes.com/sites/nextavenue/2019/01/25/boomer-brain-drain-the-big-mistake-employers-are-making/#73a54cf01ebe

https://www.expresspros.com/Newsroom/America-Employed/New-Express-Poll--Boomers-Staying-in-and-Returning-to-the-Workforce-.aspx

https://www.willistowerswatson.com/en-US/Insights/2018/12/working-late-managing-the-wave-of-us-retirement

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